Аванс организации

Используйте этот сценарий для авансовых платежей организациям, с баланса которых затем списываются расходы на услуги, например линиям и складам.

Создайте две заявки

Для корректного учета баланса организации нужны ЗРФ «Аванс» и «С аванса». Авансы контрагентам с положительным балансом проходят дополнительную проверку перед исполнением.

Создайте ЗРФ «Аванс»

Заполните основную информацию

Поле	Как заполнить
Вид деятельности	Выберите из списка
Тип оплаты	Выберите «Аванс»
Назначение	Опишите направление и цель аванса
Сумма	Укажите сумму аванса
Ставка НДС	Выберите «Не облагается»
Валюта	Выберите валюту заявки
Комментарий	Опишите цель аванса
Инициатор и Руководитель	Заполните после проверки формы и документов
Заказ	Заполните, если аванс относится к определенному заказу

При использовании корпоративной карты включите «Операция по корп. карте» и укажите фактического пользователя карты инициатором.

Заполните контрагентов

Поле	Как заполнить
Поставщик	Выберите внешнюю организацию по названию или ИНН; при договоре допускается бенефициар
Счет поставщика	Выберите расчетный счет поставщика
Банк поставщика	Выберите банк по БИК
Покупатель	Выберите внутреннюю компанию группы
Номер договора	Выберите предварительно согласованный договор между контрагентами

Проверьте автоматически заполненные реквизиты.

Прикрепите основание и отправьте на согласование

1. Нажмите «Документы».
2. Загрузите в корень папки документ, обосновывающий перечисление аванса.
3. Заполните «Инициатор» и «Руководитель».
4. Сохраните заявку и проверьте переход в статус «Согласование».

После согласования и утверждения заявка переходит в «В оплату», а после перечисления — в «Исполнено».

Создайте ЗРФ «С аванса»

Создайте вторую заявку для учета услуг, оплаченных с авансового баланса.

Поле	Как заполнить
Вид деятельности	Выберите из списка
Тип оплаты	Выберите «С аванса»
Номер счета	Перенесите из документа; если номера нет, укажите «Б/н»
Дата счета	Укажите дату документа или оказания услуги; она станет датой исполнения
Назначение	Укажите назначение исходного аванса
Сумма	Укажите фактическую сумму из документа
Ставка НДС и В том числе НДС	Перенесите из документа без расхождений
Валюта	Выберите валюту заявки
Закрывающие документы	Укажите фактическую дату и способ предоставления
Комментарий	Добавьте уточняющую информацию
Инициатор и Руководитель	Заполните последними

1. Выберите статью и источники расхода.
2. Включите «Сложный счет», если расходы относятся к разным статьям или заказам, и выполните инструкцию по разнесению.
3. Для КТК LCL выберите только КТК для распределения по весу либо КТК и конкретный заказ для отнесения всей суммы к одному заказу.
4. При использовании корпоративной карты включите соответствующий флажок.

Если статья связана с хранением или использованием, заполните дополнительный блок.

Проверьте контрагентов

Заполните поставщика, покупателя, их счета и банки, а также предварительно согласованный договор. Проверьте автоматически подставленные реквизиты.

Прикрепите отчетные и закрывающие документы. После корректного заполнения и сохранения заявка переходит в «Исполнено».

Если изменения не переводят заявку в «Исполнено»

Если изменены только «Комментарий», способ отправки документов или даты хранения, очистите «Номер счета» либо «Назначение», сохраните заявку, заполните поле повторно и снова сохраните.

Оформите возврат

Полный или частичный возврат по исполненной ЗРФ доступен сотрудникам финансового отдела и руководителям. Зарегистрируйте его по инструкции «Возвраты через Поступление».