Подотчетные средства сотруднику

Используйте этот сценарий для выдачи сотруднику корпоративных командировочных или подотчетных средств и последующего учета расходов.

Создайте две заявки

Для корректного учета баланса сотрудника нужны две ЗРФ: «Аванс» для выдачи средств и «С аванса» для отчета о фактических расходах.

Все расходы должны подтверждаться документами. До покупки уточните в бухгалтерии, может ли расход быть принят к корпоративному учету.

Создайте ЗРФ «Аванс»

Заполните основную информацию

Поле	Как заполнить
Вид деятельности	Выберите из списка
Тип оплаты	Выберите «Аванс»
Назначение	Опишите направление и цель аванса
Сумма	Укажите выдаваемую сумму
Ставка НДС	Выберите «Не облагается»
Валюта	Выберите валюту заявки
Способ предоставления закрывающих документов	Выберите способ передачи документов
Комментарий	Опишите цели аванса
Инициатор	Укажите инициатора; при корпоративной карте — фактического пользователя карты
Руководитель	Укажите руководителя отдела, проекта, направления или собственника компании
Заказ	Заполните, если аванс относится к определенному заказу

Включите «Операция по корп. карте», если используется корпоративная карта.

Заполните контрагентов

Поле	Как заполнить
Поставщик	Выберите сотрудника, которому выдаются средства
Счет поставщика	Выберите банковский счет сотрудника
Банк поставщика	Выберите банк этого счета
Покупатель	При безналичной выдаче выберите компанию-работодателя, при наличной — «Сейф»
Номер договора	Выберите трудовой договор; для самозанятого — договор ГПХ

Переключите вариант оплаты «Б» или «Н» в правом верхнем углу формы. Наличные используйте только когда безналичная оплата невозможна или экономически неэффективна.

Прикрепите основание и отправьте на согласование

1. Нажмите «Документы».
2. Загрузите в корень папки документ, обосновывающий выдачу средств.
3. Заполните «Инициатор» и «Руководитель» последними.
4. Сохраните заявку и проверьте переход в статус «Согласование».

После согласования и утверждения заявка переходит в «В оплату», а после выдачи средств — в «Исполнено».

Создайте ЗРФ «С аванса»

После расходования средств создайте вторую заявку для учета фактических затрат.

Поле	Как заполнить
Вид деятельности	Выберите из списка
Тип оплаты	Выберите «С аванса»
Номер счета	Укажите номер документа без № и #; если номера нет, укажите «Б/н»
Дата счета	Укажите дату документа или оказания услуги; она станет датой исполнения
Назначение	Укажите назначение аванса
Сумма	Укажите фактически потраченную сумму
Ставка НДС и В том числе НДС	Перенесите из документа без расхождений
Валюта	Выберите валюту заявки
Закрывающие документы	Укажите дату и способ предоставления при наличии
Комментарий	Кратко опишите расходы
Инициатор и Руководитель	Заполните последними

1. Выберите статью и источники расхода.
2. Свяжите заявку с исходной «ЗРФ (Аванс)».
3. Заполните «Заказ», если аванс относился к заказу.
4. Включите «Сложный счет», если расходы относятся к разным статьям или заказам, и выполните инструкцию по разнесению.
5. При использовании корпоративной карты включите соответствующий флажок.

Проверьте контрагентов

Поле	Как заполнить
Поставщик	Сотрудник, на которого был выдан аванс
Счет и банк поставщика	Личный счет сотрудника и его банк
Покупатель	Компания-работодатель или «Сейф» при наличном расчете
Счет и банк покупателя	Счет, с которого был перечислен аванс, и его банк
Номер договора	Трудовой договор или договор ГПХ для самозанятого

Прикрепите отчетные и закрывающие документы. После заполнения и сохранения заявка переходит в «Исполнено» либо в «Согласование», если форма организации поставщика — «Сотрудник».

Если изменения не переводят заявку в «Исполнено»

Если были изменены только «Комментарий» или способ отправки документов, очистите «Номер счета» либо «Назначение», сохраните заявку, заполните поле повторно и снова сохраните.

Передайте часть средств другому сотруднику

1. Передающий сотрудник создает ЗРФ «С аванса» на передаваемую сумму: поставщик — он сам, покупатель — получающий сотрудник.
2. Получающий сотрудник создает ЗРФ «Аванс» на ту же сумму: поставщик — он сам, покупатель — передающий сотрудник.
3. Передающий сотрудник контролирует создание второй заявки. Пока ее нет, средства продолжают учитываться на его балансе.

Отчитайтесь за аванс самозанятому

Аванс самозанятому учитывается на балансе инициатора исходной ЗРФ. Инициатор создает ЗРФ «С аванса» и распределяет сумму по статьям расходов.

Оформите перерасход

1. Создайте ЗРФ «С аванса» на всю фактически потраченную сумму.
2. Распределите расходы по статьям.
3. Создайте ЗРФ «Аванс» на сумму перерасхода.
4. В новой заявке выберите вид оплаты «Постоплата».

Верните неиспользованные средства

Если использование остатка не согласовано, верните его в течение пяти рабочих дней установленным в компании способом.

• Для полного возврата создайте ЗРФ «С аванса» на сумму исходного аванса со статьей расхода «Возврат аванса».
• Для частичного возврата используйте режим «Сложный счет»: распределите фактические расходы, а остаток внесите отдельным расходом со статьей «Возврат аванса».
• Возврат по уже исполненной ЗРФ «Аванс» сотрудники финансового отдела или руководители могут зарегистрировать через «Поступление».