Заявки по сотруднику

1. Назначение

Функция «Заявка по сотруднику» используется для оформления и согласования:

• премирования;
• командировки в обособленное подразделение;
• оплачиваемого отпуска;
• неоплачиваемого отпуска;
• больничного.

После создания заявка автоматически направляется по маршруту согласования. Отдельно запускать процесс не требуется.

Схема процесса

1. Создание заявки

flowchart TB
    Start(["Пользователь создаёт заявку"]) --> Role{"Роль пользователя"}

    Role -->|"Рядовой сотрудник"| EmployeeEntry["Общая кнопка +"]
    EmployeeEntry --> EmployeeEntity["Выбрать Заявка по сотруднику"]
    EmployeeEntity --> EmployeeSelf["Выбрать себя"]
    EmployeeSelf --> EmployeeType{"Доступный тип"}
    EmployeeType --> PaidLeave["Оплачиваемый отпуск"]
    EmployeeType --> UnpaidLeave["Неоплачиваемый отпуск"]
    EmployeeType --> SickLeave["Больничный"]

    Role -->|"Руководитель"| ManagerDefinition["Есть хотя бы один подчинённый<br/>в иерархии сотрудников"]
    ManagerDefinition --> ManagerEntry["Общая кнопка +"]
    ManagerEntry --> ManagerEntity["Выбрать Заявка по сотруднику"]
    ManagerEntity --> ManagerType{"Доступный тип"}
    ManagerType --> ManagerAbsence["Отпуск или больничный<br/>на себя либо подчинённого"]
    ManagerType --> Bonus["Премирование<br/>только на подчинённого"]
    Bonus --> Counterparty{"У сотрудника заполнен<br/>контрагент?"}
    Counterparty -->|"Да"| BonusAvailable["Премирование доступно"]
    Counterparty -->|"Нет"| BonusHidden["Премирование скрыто<br/>Показано предупреждение"]

    Role -->|"Сотрудник группы Осмотры"| InspectionRole["Дополнительная роль<br/>Права базовой роли сохраняются"]
    InspectionRole --> UrvSchedule["Представление графика УРВ"]
    UrvSchedule --> CustomPlus["Специальная кнопка +"]
    CustomPlus --> Trip["Обособленное подразделение<br/>Командировка"]

    PaidLeave --> Fill["Заполнить обязательные поля"]
    UnpaidLeave --> Fill
    SickLeave --> Fill
    ManagerAbsence --> Fill
    BonusAvailable --> Fill
    Trip --> Fill
    Fill --> Save["Сохранить заявку"]
    Save --> Plugin["Плагин автоматически<br/>запускает обработку"]
    Plugin --> ApprovalStatus["Передано на согласование"]

2. Согласование

flowchart TB
    ApprovalStatus["Статус: Согласование"] --> CurrentManager["Текущий руководитель<br/>в иерархической цепочке"]
    CurrentManager --> ManagerMessage["Сообщение в Mattermost<br/>со ссылкой на заявку"]
    ManagerMessage --> ManagerDecision{"Решение на форме"}
    ManagerDecision -->|"Отказать"| Cancelled["Маршрут прекращён<br/>Статус: Отменено<br/>Уведомление инициатору не отправляется"]
    ManagerDecision -->|"Согласовать"| MoreManagers{"Есть следующий<br/>руководитель?"}
    MoreManagers -->|"Да"| CurrentManager
    MoreManagers -->|"Нет"| IsBonus{"Это премирование?"}

    IsBonus -->|"Да"| BonusApprover["Участник группы<br/>Согласующий премий"]
    BonusApprover --> BonusMessage["Сообщение в Mattermost<br/>со ссылкой на заявку"]
    BonusMessage --> BonusDecision{"Решение на форме"}
    BonusDecision -->|"Отказать"| Cancelled
    BonusDecision -->|"Согласовать"| HR

    IsBonus -->|"Нет"| HR["HR<br/>последний участник маршрута"]
    HR --> HrAction["Для премирования HR может изменить<br/>Согласованную сумму и Комментарий"]
    HrAction --> HrMessage["Сообщение в Mattermost<br/>со ссылкой на заявку"]
    HrMessage --> HrDecision{"Решение HR на форме"}
    HrDecision -->|"Отказать"| Cancelled
    HrDecision -->|"Согласовать"| ApprovedForResult["Согласование завершено"]

    Future["Будущая доработка<br/>Отправлять запрос всем участникам группы<br/>Тип согласования: Один из"]
    BonusApprover -.-> Future

3. Результат

flowchart TB
    ApprovedForResult["Согласование завершено"] --> ResultType{"Тип заявки"}
    ResultType -->|"Премирование"| Zrf["Создать утверждённую ЗРФ"]
    ResultType -->|"Командировка"| UrvTrip["Создать УРВ<br/>Сотрудник, начало, окончание,<br/>часы и локация"]
    ResultType -->|"Оплачиваемый отпуск"| UrvAbsence["Создать УРВ<br/>Сотрудник, начало и окончание"]
    ResultType -->|"Неоплачиваемый отпуск"| UrvAbsence
    ResultType -->|"Больничный"| UrvAbsence
    Zrf --> Approved["Статус: Согласовано"]
    UrvTrip --> Approved
    UrvAbsence --> Approved
    Approved --> NoFinalMessage["Итоговое сообщение инициатору<br/>не отправляется"]

2. Сценарии создания по ролям

Доступный набор типов заявки и точка входа зависят от роли пользователя. Роль «Сотрудник группы Осмотры» является дополнительной: она расширяет базовые права сотрудника или руководителя возможностью создавать командировки из графика УРВ.

2.1. Сотрудник

Рядовой сотрудник может создавать только на себя:

• оплачиваемый отпуск;
• неоплачиваемый отпуск;
• больничный.

Порядок действий:

1. Нажмите общую кнопку «+».
2. Выберите сущность «Заявка по сотруднику».
3. В поле «Сотрудник» выберите себя.
4. Выберите доступный тип заявки.
5. Заполните обязательные поля.
6. Сохраните заявку.

2.2. Руководитель

Система считает пользователя руководителем, если у него есть хотя бы один подчинённый в иерархии сотрудников. Иными словами, в системе существует как минимум один сотрудник, для которого текущий пользователь указан руководителем.

Руководитель может создавать:

• оплачиваемый отпуск — на себя или подчинённого;
• неоплачиваемый отпуск — на себя или подчинённого;
• больничный — на себя или подчинённого;
• премирование — только на подчинённого.

Создать премирование на самого себя руководитель не может.

Порядок действий:

1. Нажмите общую кнопку «+».
2. Выберите сущность «Заявка по сотруднику».
3. Выберите себя или подчинённого в соответствии с типом заявки.
4. Выберите доступный тип заявки.
5. Заполните обязательные поля.
6. Сохраните заявку.

2.3. Сотрудник группы «Осмотры»

«Сотрудник группы Осмотры» — отдельная дополнительная роль. Пользователь сохраняет права своей базовой роли и дополнительно получает доступ к представлению графика УРВ.

Из графика УРВ такой пользователь может создать заявку типа «Обособленное подразделение» — командировку:

1. Откройте представление графика УРВ.
2. Нажмите специальную кнопку «+» в представлении.
3. Заполните форму заявки «Обособленное подразделение».
4. Сохраните заявку.

3. Общие правила создания

В форме «Заявка по сотруднику»:

1. Выберите сотрудника с учётом доступных вам прав.
2. Выберите тип заявки.
3. Заполните обязательные поля, появившиеся для выбранного типа.
4. Сохраните заявку.

После сохранения плагин автоматически запускает обработку и согласование. Отдельная кнопка запуска не требуется.

4. Доступные типы заявок

В актуальной форме доступны пять типов:

1. Премирование.
2. Обособленное подразделение.
3. Оплачиваемый отпуск.
4. Неоплачиваемый отпуск.
5. Больничный.

5. Премирование

Доступность типа

Тип «Премирование» доступен только при наличии контрагента в записи выбранного сотрудника и с учетом прав пользователя.

Система проверяет наличие контрагента:

• при открытии формы;
• при изменении поля «Сотрудник».

Если контрагент не указан, тип «Премирование» скрывается, а в верхней части формы появляется сообщение:

Премирование недоступно

У сотрудника не указан контрагент. Премирование недоступно.

Если выбрать сотрудника с заполненным контрагентом, предупреждение исчезнет, а тип «Премирование» снова появится в списке, если он доступен пользователю по роли.

Заполнение заявки

Все поля обязательны.

Поле	Как заполнить
Тип	Выберите «Премирование»
Сотрудник	Выберите сотрудника, которому назначается премия
Источник	Выберите «Наличные» или «Безналичный расчет»
Организация	Выберите организацию вручную
Сумма	Укажите размер премии целым числом без дробной части
Валюта	Проверьте валюту, подставленную из настроек пользователя; при необходимости измените ее вручную

Выбор источника не изменяет маршрут согласования, но влиияет на Организаяцию плательщика:

• Для Н - автоматически подставится Сейф
• Для Б - нужно выбрать организацию в которой трудоустроен сотрудник

Согласованная сумма

На последнем этапе HR может заполнить необязательное поле «Согласованная сумма».

• Если «Согласованная сумма» заполнена, она считается итоговой.
• Если поле не заполнено, итоговой остаётся исходная «Сумма».
• Используется последнее сохранённое HR значение.

HR также может изменить необязательное поле «Комментарий». Отдельная история изменений комментария не ведётся.

Результат

После полного согласования автоматически создаётся утверждённая ЗРФ.

Поле заявки	Поле ЗРФ
Сотрудник	Получатель
Источник	Источник выплаты
Организация	Плательщик
Согласованная сумма, а если она не заполнена — исходная сумма	Сумма
Валюта	Валюта

Премирование недоступно

Для ЗРФ с типом Б не продуман сценарий исполнения

6. Обособленное подразделение — командировка

Тип «Обособленное подразделение» используется для оформления командировки сотрудника.

Заполнение заявки

Поле	Как заполнить
Тип	Выберите «Обособленное подразделение»
Сотрудник	Выберите сотрудника, для которого оформляется командировка
Время начала	Укажите дату начала; при необходимости укажите время
Время окончания	Укажите дату окончания; при необходимости укажите время
Время работы, час	Проверьте рассчитанное значение или заполните его вручную
Локация	Выберите конкретное место из справочника «Локация»

Время указывать необязательно.

Правила расчёта рабочего времени:

• если начало и окончание приходятся на одну дату, количество часов рассчитывается автоматически;
• автоматически рассчитанное значение можно изменить вручную;
• если даты начала и окончания различаются, количество часов необходимо указать вручную.

Эту заявку могут редактировать все пользователи, имеющие к ней доступ, в том числе после отправки на согласование.

Результат

После полного согласования создаётся запись УРВ — учёта рабочего времени. В неё без изменений переносятся:

• сотрудник;
• время начала;
• время окончания;
• время работы в часах;
• локация.

7. Оплачиваемый или Неоплачиваемый отпуск, Больничный

Заполните четыре обязательных поля:

Поле	Как заполнить
Тип	Выберите «Оплачиваемый отпуск» или «Неоплачиваемый отпуск»
Сотрудник	Выберите сотрудника, которому предоставляется отпуск
Время начала	Укажите дату начала отпуска
Время окончания	Укажите дату окончания отпуска

Время можно указать, но для этого типа заявки оно не влияет на процесс. Поля сумм в оплачиваемом отпуске отсутствуют.

После подтверждения HR создаётся запись УРВ с сотрудником, временем начала и временем окончания. ЗРФ не создаётся.

8. Маршрут согласования

Для всех типов заявка последовательно проходит всю цепочку руководителей сотрудника. Цепочка заканчивается на верхнем руководителе, у которого в системе не указан следующий руководитель.

Для премирования после руководителей добавляется участник группы «Согласующий премий». Сейчас в группе находится один участник — CEO. После этого заявка передаётся HR.

Для остальных типов после цепочки руководителей заявка передаётся HR.

HR всегда является последним участником и своим подтверждением фиксирует принятие заявки.

11. Как согласовать или отклонить заявку

1. Дождитесь сообщения в Mattermost.
2. Перейдите по ссылке из сообщения на форму заявки.
3. Проверьте сведения в заявке.
4. В командной панели выберите:
   • «Согласовать», чтобы подтвердить заявку;
   • «Отказать», чтобы отклонить заявку.

Кнопки активны только для пользователя, которому направлено текущее сообщение и от которого ожидается ответ.

Руководители и «Согласующий премий» не изменяют поля заявки и только принимают решение. На последнем этапе премирования HR может изменить «Согласованную сумму» и «Комментарий».

На вкладке «Согласование» доступна история сообщений и ответов участников.

Если заявка согласована

Заявка переходит к следующему участнику. После ответа HR она получает статус «Согласовано», а система создаёт предусмотренную типом связанную запись.

Если заявка отклонена

• маршрут немедленно прекращается;
• оставшиеся участники не получают запрос на согласование;
• заявка получает статус «Отменено»;
• отдельное уведомление инициатору и другим участникам не отправляется.

Вернуть заявку инициатору на доработку нельзя.

12. Редактирование после отправки

После отправки заявка обычно доступна только для чтения.

Исключения:

• HR может изменить «Согласованную сумму» и «Комментарий» на последнем этапе премирования;
• заявку «Обособленное подразделение» могут редактировать все пользователи, имеющие к ней доступ.

13. Статусы

Статус	Значение
Новый	Заявка создана, но согласование ещё не началось
Согласование	Заявка проходит согласование
Согласовано	Все участники, включая HR, подтвердили заявку
Отменено	Один из участников отклонил заявку

Отдельные сообщения об успешном завершении или отклонении инициатору не отправляются. Результат следует проверять по статусу заявки.

14. Если согласующий отсутствует

Автоматическое замещение, переназначение и ограничение срока ожидания не предусмотрены. Заявка остаётся у текущего согласующего до получения ответа.

Для замены участника группы «Согласующий премий» ответственного пользователя меняют в составе группы.

15. Если возникла ошибка

Обратитесь в техническую поддержку, если:

• после создания заявки не началось согласование;
• статус не меняется после ответа текущего согласующего;
• после полного согласования не появилась ожидаемая УРВ или ЗРФ;
• форма или кнопки «Согласовать» и «Отказать» работают некорректно.

При обращении укажите номер заявки и опишите, на каком действии возникла проблема.